Bem-Vindos à trilha de implantação do Acervo Acadêmico Digital do Unimestre

 

 

Ficha técnica sobre o módulo:

• Nome: Acervo Acadêmico Digital
• Possui página de demonstração: sim (link)
• Configurado no ambiente de demonstrações: sim (link)
• Exige licença de uso especial: sim (caso a sua instituição ainda não tenha, fale com os consultores comerciais)
• Treinamento do módulo: 100% EAD, via Base de Conhecimento e Tours Guiados dentro da ferramenta.
• Serviço exclusivo do Unimestre: não, utiliza parceiro. Empresa: AMAZON
• Possui valor de mensalidade: sim, o valor do serviço está associado à locação de espaço, transferência de arquivos e backups realizados junto ao servidor da Amazon
• Requisitos e detalhes técnicos: sim (link)

 

Após a contratação ser feita e a licença de uso for liberada no servidor da sua instituição, é hora de iniciar o processo de implantação

 

1. Permissões

Primeiramente, deve-se definir as permissões dos grupos de usuários. As permissões são tratadas de duas formas:

• Pela tela de Módulos e Usuários, padrão para todos os demais módulos e recursos, onde pode-se definir quais grupos de usuários terão acesso aos recurso, e dentre eles, quais poderão acessar as telas de cadastros;
• Pelo próprio módulo, definindo quais grupos de usuários poderão acessar quais recursos da tabela de classificação de documentos.

Inicialmente, atribua as permissões aos usuários para acessarem o módulo. Mais orientações na primeira parte desta publicação.

 

2. Acesso

O acesso ao módulo de ser feito através do Gestão On-Line do Unimestre. Faça seu login no ambiente, em seguida, clique na opção “Aplicativos” e selecione pelo “Acervo Acadêmico Digital”.

 

3. Cadastros básicos

Para utilizar o módulo, serão necessários alguns cadastros básicos. Faça-os na sequência abaixo:

1. Locais
2. Campos de Referências
3. Tabela de Classificação
4. Tipos de Documentos
5. Assinatura Digital
6. Permissões

 

4. Upload de documentos

Agora que as configurações foram feitas, é hora de começar a enviar os documentos para o seu Acervo Acadêmico Digital. Veja as orientações neste link.

 

5. Usando a busca de documentos

Documentos enviados, é hora de conhecer como funciona a busca de documentos. Ela servirá para:

• Consultar documentos da base para fins de consulta, visualização ou download
• Para localizar documentos pendentes por classificação
• Para localizar documentos pendentes por assinatura

Veja como funciona a tela de busca, aqui.

 

6. Classificando e Assinando documentos

Depois que os documentos são enviados, eles podem/devem ser classificados e/ou assinados. Muitas vezes essa atividade será feita por um usuários diferente do usuário que está fazendo o upload dos arquivos. Veja como fazer a:

• Classificação de Documentos (link pendente)
• Assinatura de Documentos (link pendente)

 

7. Veja também

Aconselhamos ainda a leitura destes conteúdos, eles podem ser úteis para a sua experiência de uso com o módulo:

• Quais integrações são feitas entre outros cadastros de documentos do Unimestre e o Acervo Acadêmico Digital (conheça)
• E o meu acervo acadêmico atual, em papel, como eu posso enviar as informações para o Acervo Acadêmico Digital? (leia)

 

Orientações finais

Muito bem! 🙂

Se você chegou até aqui e cumpriu todas as etapas acima, você realizou com sucesso a implantação do Acervo Acadêmico Digital do Unimestre.

Agora que você já sabe como usar este recurso, COMPARTILHE AS ORIENTAÇÕES com as demais pessoas da sua equipe. Garanta que todas estarão alinhadas para usar o sistema da mesma forma.