O Unimestre tem, dentro do seu portfólio de produtos, um Acervo Acadêmico Digital. O uso deste módulo permite a gestão de informações documentais da instituição, a classificação, a indexação de informações de referência, e a assinatura digital de documentos.
O objetivo postagem é detalhar algumas informações técnicas relacionadas a este recurso, para fins de esclarecimento às instituições que optarem pela sua utilização.
Dados técnicos:
Local de armazenamento dos arquivos
Todos os arquivos enviados para o Acervo Acadêmico Digital do Unimestre são armazenados nos servidores da Amazon, empresa de abrangência mundial, uma gigante da tecnologia da informação.
Todos os dados são organizados por pastas de informações, por cliente, com acesso restrito via sistema Unimestre, onde cada cliente tem acesso exclusivo à sua estrutura de dados.
Todo o backup e guarda das informações é feito na mesma estrutura, que conta com os mais avançados níveis de segurança de dados, protegido pelas legislações do Brasil e dos Estados Unidos da América, pais sede da empresa e onde estão localizados os servidores deste serviço.
Como os dados podem ser acessados
Toda a movimentação de arquivos pode ser feita, única e exclusivamente, através da ferramenta Acervo Acadêmico Digital do Unimestre, sendo inviável qualquer outro meio de acesso à estrutura de arquivos por parte dos clientes ou usuários finais. O ambiente é protegido por camadas de acesso de segurança, garantindo a confidencialidade dos dados enviados e de todas as informações.
Base de dados do cliente
Os arquivos enviados ficam hospedados no ambiente da Amazon. Já os registros de indexação dos arquivos, campos de referências, logs e demais detalhes não associados diretamente aos arquivos, ficam armazenados na base de dados do próprio cliente. A segurança das informações é equivalente ao nível de segurança na base de dados do cliente, usada para os demais módulos e recursos do Unimestre.
Nos casos em que o cliente tenha contratado o serviço SOLUÇÃO DE TI, que integram os serviços de I. Gestão de Servidor; II. Backups diários armazenados conforme as políticas internacionais de dados, e; III. Datacenter, sua base de dados terá as informações protegidas, alinhada com o contrato deste serviço.
Assinatura digital
O Acervo Acadêmico Digital do Unimestre permite a assinatura digital dos documentos. Para isso, cada usuário deve enviar para a ferramenta o seu certificado digital, padrão A1.
O acesso aos certificados digitais é restrito, cada usuário visualiza apenas os seus próprios arquivos de certificado, não há permissão de acesso ao arquivo de outras pessoas, nem mesmo aos administradores do sistema.
O usuário é o único responsável pelo seu login e senha de acesso ao sistema, e além disso, no ato de uso do Certificado Digital para assinatura online de um documento, será requerida a senha do Certificado Digital, mesma senha criada na compra do arquivo.
Assinatura – Arquivos em PDF
Os arquivos neste formato possuem meios de indexar à “HASH” do arquivo, a informação da assinatura, garantindo que ele não receba nenhuma alteração posterior de dados. Os arquivos PDF’s foram desenvolvidos de forma a garantir este formato e padrão de segurança.
Assinatura – Outros tipos de arquivos
Outros formatos de arquivo, que não sejam PDF’s, não possuem tecnologia para acolher assinaturas digitais e para garantir que nenhuma alteração será realizada. O Unimestre trata essa informação em nível de sistema: sempre que um documento “não PDF” (exemplo: DOC, DOCX, JPG, PNG, XLS, XLSX, etc) for “assinado”, o Unimestre inviabilizará a alteração do arquivo original, guardando em banco de dados e na estrutura da Amazon, a versão do documento assinado.
Metadados – PDF
Na tela de Classificar/Assinar documentos é possível incluir informações de matadados obrigatórios, conforme requisitos legais previstos na lei 10.278/20) que serão salvos no PDF que será assinado e gerado.
Após preencher os metadados e salvar o arquivo no acervo, é possível baixar o arquivo em “Documentos > Buscar documentos > Informações sobre o documento” e conferir os metadados no arquivo PDF, para isso utilize algum gerenciador de PDF, Ex.: Adobe reader/acrobat, abra o arquivo e vá em “Arquivo > Propriedades”
Será aberta uma nova janela com todas as propriedades do arquivo, e será possível verificar os metadados inseridos nas abas “Descrição” e “Personalizado” que são onde ficam os que inserimos na classificação/assinatura do documento.
Registro do tempo sobre os arquivos
O Unimestre guarda a informação de tempo (data e hora) dos arquivos, usando conceito conhecido por Timestamp. O Acervo toma como base o registro de data e hora do servidor do cliente. Caso a instituição tenha contratado o serviço de SOLUÇÃO DE TI, especialmente o sub-serviço de DATACENTER, então, esta data e horário são mantidos atualizados de forma automática, seguindo o horário de Brasília.
Logs de informações
O Acervo Acadêmico Digital guarda logs de informações, de:
- Buscas: termos utilizados e quantidade de registros apresentados;
- Documentos: logs completos de inclusão, classificação, alteração e acesso.
Permissões de acessos
As permissões de:
- Acessos ao módulo e permissões para as telas de cadastros
- Acessos aos documentos e ações relacionadas a tabela de classificação de documentos
São definidas por grupos de usuários, tendo o cliente total autonomia para definir: os grupos, os usuários vinculados aos grupos, as permissões de cada grupo, a posterior alteração e manutenção de qualquer uma destas informações relacionadas as permissões.
Na eventualidade de alterações removendo privilégios, todas as ações já realizadas pelos usuários, sejam inclusões, classificações ou exclusões de arquivos, logs de buscas ou acessos, continuarão mantidos em banco de dados.
