A Tabela de Classificação de Documentos, ou, Tabela SIGA, é a base para a organização dos documentos dentro do acervo da sua instituição. Cada documento, quando enviado, será associado a esta tabela.
Existe uma versão padrão da tabela, e cabe à sua instituição acolhe-la ou não de forma completa. Algumas instituições podem optar em não incluir todos os itens da tabela, outras, em criar novos níveis de itens vinculados aos registros base da tabela… essa definição será feita pela equipe da sua própria instituição.
Após a tabela ser definida, e hora de administrá-la dentro do Unimestre.
Acesso a tabela de classificação
No Acervo Acadêmico Digital do Unimestre, acesso o menu Cadastros > Tabela de Classificação.
Se a sua instituição já usava o Acervo do Unimestre, antes da versão digital, então, já existirão registros associados a essa tabela, e as alterações de dados poderão ser mais restritas.
Como incluir ou alterar registros
No processo de inclusão ou alteração, a sua instituição poderá definir uma sequencia de campos e informações, conforme nós conheceremos abaixo:
- Código SIGA: Indique o código de classificação deste item na tabela. E, se ele for padrão do MEC, assinale a opção. Mantenha desmarcada caso sejam novos itens definidos pela sua instituição;
- Tipo: Determine se este item é sintético (é o registro raiz que servirá para agrupar outros itens, mas, nenhum documento poderá ser vinculado a ele diretamente), ou, se é um registro analítico (permite que documentos sejam vinculados a ele).
- Tabela de referência: Indica o nível superior a este registro. Exemplo: se o item código 101 deve ser vinculado a 100, então, 100 deve ser selecionado como referência para o 101.
- Assunto: É o nome do item da tabela
- Fases: São separadas em corrente, intermediária e final. É uma informação textual para informar os prazos de guarda dos documentos;
- Destinação final: Determine o que deve ser feito com o documento após expirado o prazo final de guarda (o Unimestre não faz qualquer ação de descarte automática dos documentos, não se preocupe, todas as ações serão feitas pelos profissionais da sua própria instituição);
- Observação: Use para colocar informações complementares sobre este item;
- Local para guarda: Aqui você indicará um dos locais para guarda. Se no cadastro de locais você criou o Acervo Acadêmico Digital – Unimestre, é hora de selecioná-lo;
- Campos de Referência: Indique, dentre os campos de referência que a sua instituição criou, quais são os que devem ser preenchidos para este documento. Você pode selecionar mais de um. Dessa forma, sempre que um documento for indicado como pertencente a esse item da tabela de classificação, o Unimestre saberá quais campos de referência devem ser preenchidos.
Após preencher ou atualizar as informações, clique em salvar.
Ajuste a sua tabela de classificação de documentos e atualize os dados, considerando o uso no Acervo Acadêmico Digital. Comece a enviar documento e a classificá-los apenas depois de deixar estas informações configuradas.
