Chegou a hora de começar a preparar o módulo Financeiro para funcionar. Antes de mais nada, precisamos deixar algo claro:
O Unimestre é um sistema único e integra as gestões acadêmica e financeira. Por isso, diversas ações de um ambiente acabam impactando outro, como cadastros de turmas, controles de alunos, geração e manutenção de parcelas de mensalidade.
Bem, para iniciar essa etapa, é importante que antes, você e a sua equipe já tenham concluído a etapa anterior sobre o módulo Acadêmico. Se isso ainda não aconteceu, retorne, termine todas as etapas, e somente então, retorne pra cá e continue.
Todas as etapas anteriores foram finalizadas? Perfeito. Então, vamos começar!
1. Orientações inicial
O acesso ao módulo Financeiro é feito da mesma forma que no módulo acadêmico. Após fazer o login, apenas alterne para o módulo financeiro. Faça isso pelo:
- Módulo Desktop: basta clicar na opção “Acadêmico”, primeiro item do menu. Ele vai mudar para Financeiro e os demais menus também serão sobre essa área.
- Pelo Gestão On-Line: clique na parte superior direita em módulos, e selecione Financeiro.
Conseguiu acessar? Perfeito! Vamos continuar.
2. Plano de Contas
Quando falamos de gestão financeira, existem algumas nomenclaturas padrões que permitem organizações e controle de informações. Elas servem como base para análises futuras, e para extrair informações.
Um desses controles é o Plano de Contas.
Conceitos: planos de contas são todos os tipos de receitas e despesas que a instituição possui. Ela pode usar o mesmo plano que a contabilidade aplica, ou, personalizá-lo considerando as suas necessidades de análises de relatórios.
Os planos de contas são organizados por níveis e para cada registro, pode-se definir se ele é analítico (recebe o lançamento de dados) ou sintético (não recebe registros, apenas, agrupa os demais registros das hierarquias inferiores).
Visão parcial, esta imagem não mostra o plano completo.
O Unimestre já tem um Plano de Contas padrão, e se for necessário, você poderá alterá-lo no futuro.
3. Centro de Custos
Enquanto o Plano de Contas serve para separar os TIPOS de receitas e despesas, os Centros de Custos determinam os LOCAIS da instituição que geram essas demandas.
Sabemos que esse nível de controle pode ser mais amplo, com poucos registros, ou no detalhe, chegando à camada de setores internos e turmas.
Para a sua primeira experiência, e como forma de agilizar a sua experiência, simplificamos esse volume de registros. Criamos um único registro e todos os dados podem ser vinculados a ele.
No futuro, se você precisar alterar isso, poderá fazê-lo.
4. Tipos de Títulos
Quando falamos de gestão financeira, falamos em parcelas e títulos. São registros, tanto no contas a pagar quanto no contas a receber.
O Unimestre tem um cadastro de Tipos de Títulos. Aconselhamos a utilização deles e o vínculo correto na geração das parcelas a serem recebidas.
Considere algumas situações:
- Ao gerar um relatório de recebimentos, além de saber o valor total, é interessante saber quanto foi recebido em mensalidades, taxas de matrículas, multas de biblioteca, requerimentos, etc…
- Ao criar parcelas, você quer definir que apenas mensalidades possam ser pagas por boleto, as demais taxas podem ser pagas apenas por cartões.
- Etc
Ao criar qualquer tipo de agrupamento de informações, ou regras especiais, o Unimestre precisa de algo que distingua uma parcela da outra, e isso é feito pelo cadastro de tipos de títulos.
Para simplificar o seu trabalho, você já começara a utilização do Unimestre com alguns tipos de títulos cadastrados:
Se for necessário, você pode gerenciar os tipos de títulos diretamente pelo Gestão On-Line (clique aqui e confira as instruções). Mas, se desejar continuar mantendo as opções padrões, vamos prosseguir…
5. Vínculo acadêmico e financeiro
Antes de operar o sistema pra valer, vamos reforçar alguns conceitos sobre a integração entre ambos os ambientes (acadêmico e financeiro). Confira este vídeo:
6. Plano de Pagamento
Bom, agora é a hora de começar a operar o Unimestre pra valer. Nas etapas anteriores, o módulo acadêmico foi preparado para realizar as primeiras matrículas. Mas antes delas acontecerem, precisamos preparar um plano de pagamento.
ATIVIDADE:
- Leia a publicação com as orientações sobre o cadastro de planos de pagamentos (clique e acesse)
- Acesse o Gestão On-Line da sua Instituição
- Faça o cadastro de pelo menos um plano de pagamento, no mesmo curso/turma usado pela equipe acadêmica na preparação
- Após cadastrar, retorne para este ponto e vamos continuar
Dúvidas frequentes:
- Estamos no meio do ano escolar, devo criar as parcelas desde janeiro ou apenas as parcelas faltantes?
- Depende do nível de controle que a sua instituição deseja e da forma de controle existente atualmente, essa decisão é sua. Você tem duas opções? Criar apenas as próximas parcelas, e no caso dos alunos inadimplentes, criar manualmente as parcelas anteriores, ou; criar todas as parcelas, e passar aluno por aluno dando baixa apenas da parcelas que de fato foram recebidas.
Tudo certo? Muito bem, estamos prontos para avançar!
Até aqui:
- Preparamos o ambiente acadêmico para as matrículas (na etapa anterior)
- Preparamos o ambiente financeiro para as matrículas (nesta etapa)
Chegou a hora de: MATRICULAR OS PRIMEIROS ALUNOS. Vamos lá?
