Acervo Acadêmico
1- Possui índice por metadados que possibilite a localização e o gerenciamento do documento e a conferência do processo de digitalização?Resposta: Sim, no PDF, após ser postado o PDF no Acervo, quando o cliente utiliza a assinatura com certificado digital pelo Unimestre, nós incluímos os seguintes Metadados no arquivo PDF:
Além desses, quando o cliente digitaliza o documento e transfora o em PDF (por fora do sistema), é possível que ele estabeleça outros metadados que são preservados pelo Sistema.
2 – Possui repositório arquivístico confiável RDC-Arq de acordo com as normas do Conarq?
Resposta: O Desenvolvimento do Acervo do Unimestre seguiu requisitos do decreto: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105, observando os principais procedimentos e políticas estabelecidas nas normas da CONARQ, em especial ao que se refere a possibilidade de garantir autenticidade, acesso e preservação dos documentos. No aspecto que define a guarda, à destinação e a preservação dos documentos, o Unimestre até o momento não faz em nenhum momento a exclusão dos documentos, mesmo àqueles que poderiam já ser descartados por questões da temporalidade. Esse é um dos exemplos de controles que podemos avançar conforme a necessidade e entendimento dos clientes.
3- Qual o tipo de RDC-Arq utilizado?Resposta: Acervo Acadêmico contratado em conjunto ao ERP Unimestre.
4- O repositório é do UNIMESTRE ?Resposta: Sim.
5 – O RDC-Arq possuí cópia de segurança externa para recuperação de dados? qual?Resposta: O nosso Acervo guarda todos os documentos dentro da estrutura S3 da AWS, seguindo políticas de segurança, disponibilidade e backups da mesma.
6 – O sistema acadêmico está integrado com o sistema de gestão de documentos?Resposta: O módulo Acervo Acadêmico do Unimestre é integrado com o ERP Unimestre.
7 – Se o RDC-Arq for externo, há cláusula contratual que permite o Ministério da Educação ter acesso ao acervo?
Resposta: No momento nosso contrato não tem essa informação. Mas vamos efetuar este ajuste em forma de aditivo com todos os clientes de Ensino Superior.
Aqui vale uma ressalvar importante: Temos alguns clientes que possuem servidor próprios, e não usam o nosso Datacenter, neste caso, ainda temos o documento final guardado na estrutura S3 gerenciada por nós, porém, a classificação desses documentos, para fácil localização/identificação, fica armazenada no banco de dados do servidor do cliente.
8- Os documentos digitalizados tem sido assinado digitalmente, com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados?Resposta: Sim, o Unimestre não disponibiliza ambiente de Digitalização de documentos com algum padrão para o MEC. Os documentos devem ser incluídos na plataforma após já terem sido digitalizados.
9- O armazenamento de documentos digitalizados pela IES assegura a proteção do documento contra a alteração, a destruição e, quando cabível, o acesso e a reprodução não autorizados?
Resposta: Sempre armazenamos o documento original, e o documento assinado. Depois de assinado, ele não pode mais ser alterado, ou seja, ele garante que o documento não pode ser alterado. O cliente que tiver permissão, poderia apagar o documento da tabela de classificação, deixando-o inacessível pelo sistema, porém, ainda assim, não é apagado o documento do arquivamento no servidor S3 da AWS.
10- O armazenamento de documentos digitalizados pela IES assegura a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento, bem como, a conferência do processo de digitalização adotado?
Resposta: a. Sim, a indexação possibilita a localização e gerenciamento do documento. Só o temos o detalhe que a digitalização em si não ocorre pelo Unimestre, então outro sistema é responsável por alguns metadados. O Unimestre preserva o Metadado já inserido na digitalização e inclui algumas informações na inclusão dentro do Acervo.
