Todas as instituições de ensino superior do Brasil estão passando por um processo de adequação. Ainda em 2021, os graduandos que concluírem o Ensino Superior, já receberão seus Diplomas Digitais. Mas, o que considerar na escolha de um sistema para emissão do Diploma Digital é algo muito relevante.
Novas soluções para emissão do Diploma Digital
Desde a publicação da lei, surgiu um movimento muito grande de empresas de tecnologia, buscando atendimento da legislação. A maioria delas, não tem experiência na área educacional, e migraram de outros meios para atender esta nova demanda. A legislação criou uma nova demanda tecnológica, e cada empresa buscará uma fatia desse novo mercado.
Um ponto importante na avaliação do sistema para emissão do Diploma Digital a ser usado pela sua Instituição, é saber o histórico da empresa. A área educacional tem as suas particularidades, e escolher um fornecedor que as entenda é algo que trará benefícios para a sua Instituição.
Podemos desenvolver internamente um sistema para a emissão dos diplomas?
Tecnicamente, a legislação fala em alguns requisitos técnicos para a utilização do diploma digital. São demandas como: certificados para as assinaturas digitais, aplicação de um carimbo do tempo, geração de um arquivo padrão “XML”, conforme indicação do MEC.
Nada impede as instituições de desenvolverem uma solução própria. Mas, isso apenas faz sentido em casos em que exista um volume muito grande de diplomas em todos os semestres.
Desenvolver a tecnologia exige muito esforço, e mantê-la também. Quando surgem novos sistemas, são comuns as alterações nos anos seguintes, e portando, exigirá trabalho também para manter tudo funcionando.
Esse custo acaba não sendo detectado num primeiro momento, mas seguramente ele será maior do que a contratação de uma plataforma pensada para esta finalidade. Nela, ainda que terceirizada, o custo de desenvolvimento é diluído entre várias instituições, fazendo com que todas tenham mais tecnologia, por um custo menor.
Sistema integrado ou operação manual para emissão dos diplomas
O mercado conhece a cada dia, mais empresas para atender a essa demanda. Mas, a maioria trabalhará com uma operação manual para a emissão dos documentos.
É importante entender o que isso significa: a emissão do diploma de um aluno exige o cadastro do estudante e de seus dados acadêmicos. Além disso, o upload de documentos e informações que serão vinculadas ao processo de emissão. Também será necessário o vínculo da instituição registradora, e das pessoas envolvidas na assinatura. Sendo uma operação avulsa, tudo isso deve ser cadastrado manualmente, informação por informação.
Se a sua instituição de ensino tiver um volume pequeno de diplomas a serem emitidos, isso talvez faça sentido. Agora, se você tiver um volume maior de diplomas a serem emitidos, e uma equipe reduzida para esses registros acadêmicos, sem dúvida o caminho das integrações é o mais eficiente.
Usando um sistema integrado para emissão do diploma digital, a sua Instituição pode reduzir o tempo necessário para a emissão, e também, reduzir a margem de erros e de falhas.
Hospedagem de documentos e consulta pública
A legislação fala também sobre a necessidade de permitir uma consulta pública dos diplomas, após a emissão deles. A maioria dos sistemas que oferecem essa possibilidade, acabam cobrando um valor muito elevado para essa demanda.
O Diploma Digital é uma demanda legal nova, e sem dúvida, representará em uma alteração de custos para a instituição. Falamos em alteração, já que ela substitui o custo já existente de envio de processos em papel por correio e todo o esforço operacional que ele exige.
Por fim, ao buscar por um bom sistema para emissão do Diploma Digital, identifique um que esteja integrado ao seu sistema de gestão educacional, que resolva toda a demanda legal e que terá força operacional para alterações futuras na lei. Ainda, que permita toda a gestão do processo de assinaturas, aplicação do carimbo do tempo, e integração MEC para o envio das informações. E finalmente, que hospede de forma segura os documentos e as informações dos alunos, adequado à Lei Geral de Proteção de Dados, e que permita a consulta pública de diplomas.
Unifique seus processos e sua operação para garantir que o Diploma Digital representará também, uma evolução digital da sua operação interna. Digitalize a sua operação, use a tecnologia a seu favor.
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