Recuperando a inadimplência pela Planilha de Cobrança On-Line

Os alunos confirmam suas matrículas na instituição, tem as mensalidades geradas e elas são pagas dentro do vencimento. Este deveria ser o processo em todos os casos, mas nem sempre é assim. Débitos podem surgir por conta de atrasos de pagamentos. E aí, começa o esforço da instituição em iniciar uma série de contatos para garantir que a inadimplência não aumente e possa ser quitada no menor tempo possível.

Sempre que um título fica aberto e o vencimento já passou, o Unimestre pode realizar uma série de ações (essas situações variam das parametrizações e uso da sua instituição):

• O sistema envia um e-mail, recado, ou notificação no aplicativo, avisando do débito (notificação customizada);
• No dashboard do Portal On-Line é apresentado o aviso de pendência financeira;
• É disponibilizado um plano de negociação de títulos pendentes, com a intenção de reaver o débito antes que aumente.

Se a sua instituição usa um ou mais dos recursos acima, seguramente uma parte da inadimplência é já resolvida. Mas, alguns casos seguem em aberto. E é aí que a equipe de cobrança da sua instituição entra em ação!

 

Acesso à Planilha de Cobrança

No Gestão On-Line do Unimestre, acesse o módulo Financeiro, e em recebimentos busque pela Planilha de Cobrança.

No contato inicial com a tela, serão apresentados os filtros de busca de informações. Por ele é possível indicar os intervalos de datas a serem verificados, situação da cobrança e etc. Aplique o filtro conforme o seu desejo de busca e clique em filtrar.

 

Gerenciando cobranças

Após filtrar as cobranças, selecione com qual estudante você deseja trabalhar, e clique na parte superior no ícone de gerenciamento de cobrança.

Na tela que abrir, serão listados os valores pendentes, que fizeram com que o aluno fosse apresentado na tela de cobranças. Neste local será possível visualizar também o histórico de observações financeiras, são os registros em texto criados manualmente pela Planilha de Recebimentos ou automaticamente pelo sistema (na alteração de créditos de disciplinas, por exemplo.

Você visualizará também o “histórico de cobrança”. Neste caso, são exclusivamente registros associados ao trabalho de cobrança.

Realizando uma cobrança / histórico de itens

Vamos entender o fluxo de uma cobrança:

1. A situação é identificada
2. A instituição faz um contato inicial
3. Determina o próximo passo/contato
4. Ajusta a estratégia de cobrança até que o pagamento seja feito

Por isso, todo o histórico de contatos e interações deve ser registrado na Planilha de Cobrança. Ligações, e-mails, mensagens por WhatsApp… inclua tudo nos itens do histórico de cobrança.

Próximo contato

Ao registrar um histórico você informará a data do registro, uma observação (resumo da interação feita) e indicará uma situação. Exemplo: “aguardando contato da instituição” ou “aguardando contato do aluno”. Além disso, será possível indicar uma data de retorno.

Vamos entender isso: se ao registrar um histórico de cobrança você indicou que a situação é “aguardando contato da instituição ” e informou a data “xx/xx/xxxx”, significa que nesta data um novo contato deve ser feito. Pelos filtros da tela, a equipe de cobrança terá condições de identificar quais contatos devem ser feitos em cada dia. Nele, acessarão pelo aluno, farão o novo contato, e registrarão o próximo item do histórico.

Sempre prevalecerá a data de próximo contato do registro mais recente.

Outra situação: a situação ficou como “aguardando contato do aluno”, para o dia “xx/xx/xxxx”, mas no dia combinado o aluno não deu um retorno. No dia seguinte a ele, a instituição deve entrar em contato novamente. Isso também pode ser consultado pelos filtros na tela inicial deste recurso.

 

Situações de cobrança e cores

A Planilha de Cobrança tem algumas situações padrões:

• Sem cobrança: é quando um processo de cobrança ainda não foi iniciado sobre o aluno com débitos;
• Sem contato: quando houve tentativa de contato com a pessoa inadimplente, porém, ela não foi localizada;
• Aguardando cliente: é quando foi feito um contato e o cliente prometeu entrar em contato para dar um retorno;
• Aguardando instituição: é quando a instituição agendou um novo contato futuro, seja porque combinou com o cliente, seja por estratégia própria;
• Em jurídico: É quando a cobrança foi encaminhada para a equipe jurídica ou de cobrança externa. Neste caso, a gestão da captura da inadimplência será trabalhada por outro meio.

Para cada situação, há uma cor padrão que destaca o item na listagem. Porém, estas cores podem ter sido alteradas em alguma personalização requerida pela sua equipe.

 

Enviando para protesto

Ao editar uma cobrança é possível indicar que ela foi enviada para protesto (SPC, jurídico, etc). Neste caso, cabe a instituição definir o tratamento a ser dado para as cobranças neste caso:

• Caso o aluno contate a instituição para negociar os valores, o aluno deve ser removido da situação de protesto;
• Aceitar ou não a negociação de valores quando em algumas condições (exemplo: se em jurídico, apenas o jurídico pode negociar).
• Outros.

Tais tratamentos são regras internas a serem assumidas pela equipe de cobrança, com acesso a utilização deste recurso.

 

Responsável pela cobrança

Na edição de uma cobrança é possível definir um usuário responsável pela cobrança. Isso permite que dentro da equipe responsável pela cobrança, que dois colaboradores não atuem sobre uma mesma situação.

É possível também indicar o nome de terceirizados que terão acesso a este recurso dentro do sistema da sua instituição (abordaremos isso em outra publicação exclusiva sobre este tema).

 

Negociação de débitos

Durante um processo de cobrança, a intenção é que os valores sejam pagos e a dívida seja encerrada. Isso acontece:

• Com o pagamento dos boletos vencidos (neste caso, dispensa a negociação). Ou;
• Negociando os títulos para 1 ou mais parcelas.

Este segundo caso é o mais comum. Ele altera a situação das parcelas anteriores para negociada e cria novas parcelas para o estudante. Neste caso, é possível pela própria Planilha de Cobrança clicar no atalho de Negociação de Mensalidades.

 

Geração de boletos para pagamento

Por esta tela, é possível gerar o boleto de pagamento sobre a parcela pendente. Para isso, basta selecionar a parcela desejada e clicar na parte superior no ícone de impressão do boleto.

Após gerar o arquivo na tela, use seu navegador para salvá-lo em PDF. Este arquivo pode ser enviado por e-mail, WhatsApp, um impresso para que seja entregue diretamente ao aluno.

 

Editando cobranças

A qualquer momento, será possível clicar sobre um aluno em processo de cobrança e editar as informações sobre ele. Entre elas:

• Situação da cobrança
• Responsável
• SPC/Jurídico

 

O acesso a todos os recursos depende de permissões. Para conhecer as permissões desta tela, qualquer usuário com acesso à tela pode acessá-la, e pressionar no teclado as teclas “CTRL + ALT + I”.

 

Utilize mais este facilitador do Unimestre. Crie o seu processo de cobrança, oriente a equipe sobre os fluxos e a forma como o processo deve acontecer. Adapte-o a Planilha de Cobrança do Unimestre, e bom trabalho!