Criando o processo e vinculado estudantes

Inicialmente é preciso criar um processo para incluir os alunos que serão enviados, para isso basta acessar o módulo de Emissão de Diplomas no Gestão Online.

Você pode acessá-lo através do caminho Gestão Online>Acadêmico>Secretaria>Emissão de diplomas.

Ao acessar o módulo basta incluir o processo pelo botão de ‘+’, após isso será apresentado três campos para preenchimento, Nome, Registradora e Tipo de processo.

Nome: Apenas um informativo para definir quais alunos são pertencentes daquele processo. Ex: Curso ADM 17-01-2023.

Tipo de processo: Qual é o tipo de processo dos alunos que estão neste processo. É muito importante que alunos de processos diferentes não podem estar no mesmo processo criado com um tipo especificado.

Ambiente: Informe o Ambiente criado na tela Emissão de Diplomas – Ambiente

Registradora: Instituição que fará o registro dos diplomas.

Caso a registradora não esteja sendo apresentada na listagem é preciso acessar o cadastro de Instituições de Ensino e marcar a opção de Unidade Certificadora, conforme o print abaixo:

 

Com o processo criado agora é o momento de realizar a inclusão dos alunos neste processo, basta clicar no botão ‘+’ e será aberta uma caixa de pesquisa para estudantes, selecione o estudante e o mesmo será vinculado ao processo, conforme o print:

 

Validação e ajustes de cadastros.

Nesta etapa do processo será necessário a conferência de todos os dados que serão enviados para o ambiente da tecfy.

Dentro do processo, selecione o aluno e clique no lápis para editar/visualizar as informações.

Todos os alunos que são inclusos nos processos geralmente estão sendo enviados na versão 1.03 do diploma digital, para alterar para a versão 1.04 vigente do diploma basta acessar a matrícula curso do aluno através da planilha de matrículas Gestão Online>Matrículas>Planilha de Matrículas e editar a matrícula curso. Dentro da matrícula curso do aluno e acessar a aba Certificado/Diploma e informar a data de expedição do diploma. Data de expedição de diplomas inferior a data de 02/09/2022 estarão na versão 1.03, datas superiores a 02/09/2022 estarão na versão 1.04.

Feito este primeiro ajuste agora é o momento de visualizar todas as pendências apresentadas na tela de informações a serem enviadas no processo do aluno.

Dados do diploma:

• Diplomado – Cadastros básicos do estudante.
• Dados do Curso – Todas as informações pertinentes ao curso precisam estar informadas, inclusive os atos oficiais do curso precisam estar devidamente cadastrados pela tela do Gestão Online.
• Ies Emissora – Dados da instituição que está emitindo o diploma, dados principais(Nome, Código MEC, CNPJ, Endereço), Credenciamento, Recredenciamento, Renovação de Recredenciamento e Mantenedora. (Estas últimas informações serão preenchidas caso a ies emissora as possua, se não tiver basta deixar o cadastro em branco)

 

Dados Registro:

• Ies Registradora – Dados da instituição que está registrando o diploma, dados principais(Nome, Código MEC, CNPJ, Endereço), Credenciamento, Recredenciamento, Renovação de Recredenciamento e Mantenedora.
• Livro de Registro – Instituições emissoras só enviam a Data de Expedição do Diploma e Data de Colação de Grau.

 

Dados Privados do Diploma:

• Histórico escolar – Listagem de todas as disciplinas cursadas do aluno e seus respectivos docentes. (É importante que no cadastro do professor a titulação maior esteja preenchida)
• Filiação – No cadastro do aluno é preciso que os campos de Nome Pai e Nome Mãe estejam cadastrados.

 

Na matrícula curso do aluno na aba de Matrícula/Conclusão informar a situação do ENADE do aluno, caso nenhuma das situações listadas for pertinente a situação do aluno no ENADE, utilizar o campo situação(outros) para informar qual seria esta situação. Informar também a data/edição do ENADE, neste campo ele será utilizado como referência apenas o ano informado, então caso o aluno não tenha feito a prova é importante informar a data daquela edição.

Na aba Certificado/Diploma é preciso vincular a pessoa responsável pelo termo, esta pessoa geralmente é a pessoa que está emitindo o diploma e nela precisa ter cadastrado a profissão.

Após a conferência das informações basta alterar a situação do aluno dentro do processo de Não Conferido para Confirmado para Certificar, neste momento existe serviços específicos do diploma digital configurados dentro do servidor que irão jogar este aluno para fila de integração, se não houver pendências ele irá mudar a situação do aluno dentro do processo para Aguardando Certificação, se houver pendências ele irá retornar a situação do aluno para Pendência de Dados.

Estas pendências podem ser visualizadas dentro do painel de administração no menu de integrações e selecionando a opção Visualizar Logs de ações do processo, conforme o print abaixo:

Será retornado o log de erro:

Após a verificação dos erros, basta realizar os ajustes solicitados e remarcar o aluno para reenvio dentro do processo novamente e esperar o novo clico de integração. A partir deste ponto todo o processo se seguirá por dentro do ambiente da tecfy, caso você tenha dúvidas de como fazer é necessário entrar em contato com a equipe da tecfy responsável pelo auxilio/treinamento do ambiente.