Este módulo foi implementado visando atender a Constituição Federal sobre a política nacional de arquivos e arquivos públicos e privados. Será possível administrar com mais facilidade e localizar arquivos rapidamente, além de automatizar a entrega de documentos referente a matrícula do estudante.
A utilização dos arquivos, enquanto instrumentos de apoio à organização do Estado e da sociedade, exige que eles estejam organizados e acessíveis ao governo e aos cidadãos, em respeito ao disposto na Constituição Federal de 1988 e na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Permissões de Acessos:
Inicialmente precisamos configurar as permissões de acessos para os usuários. A sugestão do Unimestre é:
- ADMINISTRADOR/SECRETARIA: Controle de documentação – Todas as permissões
Liberação de Menus:
É necessário liberar os menus de acessos para os grupos de usuários envolvidos. A sugestão do Unimestre é:
- ADMINISTRADOR/SECRETARIA: Utilizar o link “../../projetos/siga/index.php?tid=0&lid=0&pid=siga” sem as aspas
Configurações:
Gerenciar locais
Neste local vai permitir a inclusão, alteração ou exclusão dos locais disponíveis para guardar os documentos. Exemplo: Sala 202, Estante 20, Pasta 0101.
Gerenciar Tabela SIGA
Neste local vai permitir a inclusão, alteração ou exclusão dos registros da tabela siga. Os registros dessa tabela serão incluídos na atualização, pois já existe um padrão para a tabela siga.
A tabela SIGA é uma tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior – IFES.
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Código SIGA: Necessário informar um código numérico para a identificação do registro. Os códigos já preenchidos são oriundos da tabela siga Tabela Siga.
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Tipo: Informar se o registro é sintético ou analítico. Sintético (apenas para agrupamento) ou Analítico (uma entrada que fica vinculada a um documento entregue).
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Tabela Siga Pai: É uma referência a qual entrada na tabela SIGA o registro atual está subordinado. Os valores estarão pré-registrados no sistema.
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Assunto: Necessário informar o assunto do registro na tabela siga.
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Exemplo: Criação de cursos. Conversão de cursos.
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Fase Corrente: Informe a fase corrente.
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Exemplo: “Até a homologação do ato”.
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Fase intermediária: Informe a fase intermediária.
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Exemplo: “5 anos”.
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Destino Final: Necessário informar o Destino Final.
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Exemplo: “Guarda Permanente”.
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Local para guarda: Importante informar um local para guarda. Serão listados os locais cadastrados no Cadastro de Locais.
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Definido pela portaria (MEC): Marcar a opção caso o registro foi Definido pela portaria (MEC) ou não.
Lançamento de documentos
Neste local vai permitir o vinculo do documento cadastrado e dos estudantes.
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Tabela Siga*: Deverá ser informado um registro da Tabela Siga para o lançamento das informações.
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Observações: Fase Corrente, Fase Intermediária, Destinação Final. Esses itens serão apresentados quando o registro da tabela Siga selecionado tiver essas informações preenchidas em seu cadastro.
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Pessoa no Documento: Informe a que pessoa pertence o documento.
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Responsável pelo Documento: Informe a pessoa responsável pelo documento.
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Usuário que cadastrou o documento*: O sistema deixará pré-carregado o usuário que está logado no sistema, porém esse registro poderá ser alterado no momento do cadastro.
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Descrição: É possível informar uma descrição para o registro de lançamento.
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Data de Registro*: O sistema irá pré-carregar a data atual, esse registro poderá ser alterado no momento do lançamento.
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Local de Guarda: Informe o local onde o documento ficará guardado.
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Unidade de Ensino: Pode ser informado a qual unidade de ensino pertence o documento inserido.
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Curso: Pode ser informado a qual curso pertence o documento inserido.
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Novo anexo: A opção para inserir um novo anexo será habilitada apenas se a instituição estiver com banco de dados MongoDB ativo.
No módulo local em Acadêmico > Cadastros > Documentos, existe o campo tabela SIGA. Este campo deverá ser preenchido para todos os documentos lançados neste local.
Desta forma, quando foi feita alguma entrega de documento pelo sistema local, será incluído o registro de entrega também no módulo Controle de documentação.
Importante: Se eventualmente o usuário desmarcar a entrega de um documento no sistema local, não será removido o registro no Controle de Documentação. E o controle de documentos do professor não será integrado com o módulo Controle de Documentação.
