Como a sua instituição disponibiliza a declaração de quitação anual de débitos para os alunos e seus responsáveis? Aliás, você tem disponibilizado o documento, né? Nós vamos te dar uma dica da solução ideal para resolver isso.
Conforme a Lei 12.007, todas as empresas prestadoras de serviços públicos ou privados, precisam disponibilizar uma declaração de quitação de débitos dos pagamentos realizados no ano anterior. Isso deve ser feito tanto para clientes que tenham pago faturas nos 12 meses, quanto para aqueles que realizaram pagamentos em um período menor.
A intenção é que as pessoas que guardam os comprovantes de pagamento, possam substituir vários recibos mensais por um único comprovante que valerá por todos os meses do ano.
Prazo de entrega
A lei diz que a empresa prestadora de serviço precisam disponibilizar a declaração “até o mês de maio do ano seguinte”. Mas e se houverem débitos? Bom, neste caso aplica-se a condição “ou no mês seguinte a completa quitação dos débitos do ano anterior ou dos anos anteriores”.
Como essa entrega depende da real quitação dos débitos e ela pode variar de pessoa para pessoa, o controle manual pode se tornar um problema se a sua instituição não tiver bem amparada. E deixar de entregar a declaração significa não fazer o que a lei está pedindo. E nós temos certeza que você quer fazer tudo conforme a legislação.
Como disponibilizar essa declaração?
A sua instituição pode entregar o comprovante de quitação de débitos do ano anterior de duas formas:
- Na fatura atual: se a pessoa ou empresa ainda tiverem vínculo com a sua instituição, a informação de quitação do ano passado pode ser vinculada à fatura de maio deste ano (esse modelo não é muito eficiente, logo explicaremos o motivo);
- Documento exclusivo: outra forma é criar um documento que funcionará exclusivamente como “declaração de quitação anual de débitos”.
A solução ideal para disponibilizar a declaração
Nem todos os seus alunos de um ano, estarão com você no ano seguinte. Entre os que estiverem, talvez nem todos estejam adimplentes, portanto, não devem receber a declaração. Por esses motivos, vincular a declaração à fatura atual, não é uma boa solução.
Fazer um documento exclusivo é sem dúvida a solução mais eficiente. Mas, como disponibilizar ele aos alunos e/ou seus responsáveis financeiros? Desde que a lei foi aprovada em 2009, nós percebemos que muitas empresas começaram a enviar esses documentos por correio. Isso exige tempo de trabalho, além de ser um custo a mais para a instituição.
A solução ideal é que o seu ERP Educacional cuide dessa lógica de disponibilização e resolva isso pra você. Informe as pessoas envolvidas que a declaração pode ser acessada pelo Portal On-Line. Apenas as pessoas em adimplência terão acesso ao documento. Outro benefício desta solução é que a disponibilização da declaração não acontece apenas em maio. Se na virada de ano todos os débitos do ano anterior estiverem disponíveis, o documento já será disponibilizado (ninguém vai interromper o reveillon para fazer isso, mas ainda assim, o documento pode estar lá).
Sou cliente, como posso liberar o documento?
Abra um chamado pelo UniSAC solicitando a disponibilização do “modelo padrão de documento para impressão pelo Portal On-Line da Declaração de Quitação Anual de Débitos”. A liberação do modelo padrão é feita gratuitamente para todos os clientes.
Este texto na Base de Conhecimento é exclusivo para clientes. Compartilhe a postagem original que está no Blog do Unimestre.
